De cotización a Remesa
El proceso De Cotización a Ingreso en KontrolesERP ofrece una solución integral para gestionar cada etapa de la relación comercial, desde la generación de una cotización hasta la recepción de los ingresos, con herramientas que optimizan la eficiencia, la trazabilidad y la experiencia del cliente.

El proceso De Cotización a Ingreso garantiza:

  • Fluidez y trazabilidad entre cada etapa del ciclo comercial.
  • Reducción de tiempos y errores gracias a la automatización
  • Control centralizado y personalizable de la información clave.
  • Flexibilidad total para adaptarse a las necesidades específicas de cada cliente o negocio.

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    Cotización
    KontrolesERP permite crear cotizaciones precisas, basadas en listas de precios generales o específicas por cliente.

    Estas cotizaciones pueden:
    • 1. Reservar inventario automáticamente.

    • 2. Modificarse fácilmente según las necesidades del cliente.

    • 3. Convertirse en órdenes de venta con un solo clic, sin necesidad de ingresar datos adicionales.
    Orden de Venta
    La orden de venta es el documento central del proceso y permite un control total de las transacciones.

    En KontrolesERP, se pueden gestionar diferentes tipos de órdenes de venta:
    • Orden Estándar: Reserva inventario, genera despacho y factura según la disponibilidad.

    • Orden POS (Punto de Venta): Combina orden, despacho, factura y cobro en un solo paso, ideal para ventas rápidas o mostrador.

    • Orden a Crédito: Gestiona el crédito del cliente y permite facturar y despachar según lo acordado.

    • Orden de Depósito o Bodega: Despacha productos y genera facturas acumuladas según reglas predefinidas (semanales, mensuales, etc.).

    • Orden Prepaga: Genera una factura proforma antes del despacho y factura definitiva tras el pago.

    • Autorización de Devolución de Material (RMA): Maneja devoluciones y genera notas de crédito.
    Asiento contable típico, si hay pago por anticipado
    Si el cliente realiza un pago anticipado al confirmar la orden de venta, se genera un asiento contable para registrar el anticipo, ya que este no se considera un ingreso hasta que se entregue el producto o servicio.
    Despacho

    Con base en los detalles de la orden de venta, KontrolesERP permite:

  • 1. Generar despachos automáticos o manuales cuando haya inventario disponible.

  • 2. Confirmar movimientos de inventario entre áreas para un control disciplinado del depósito.

  • 3. Configurar reglas específicas para la generación de facturas tras el despacho.
    • Asiento contable típico, de un Despacho (Partida de Costo de Venta)
    El despacho registra la salida de inventario y el costo asociado a los productos vendidos. Este asiento es crucial para reflejar el costo de la venta y reducir el inventario.
    Factura
    Las facturas pueden generarse:
  • 1. Inmediatamente tras el despacho o al completar la orden.

  • 2. Según un calendario definido para el cliente (diario, semanal, mensual).

  • 3. De forma manual, según necesidades específicas.

    • Además, KontrolesERP permite consolidar múltiples despachos en una sola factura resumen, ideal para clientes con altos volúmenes de transacciones.
    Asiento contable típico, de una Factura (Partida de Venta)
    La factura genera el reconocimiento de ingresos por la venta y, simultáneamente, registra el monto por cobrar del cliente.
    Caja
    KontrolesERP gestiona automáticamente las entradas en el Libro de Caja según las reglas de pago:
  • Efectivo: Se registra inmediatamente en caja chica.

  • Tarjetas de crédito/débito, cheques y transferencias: Se registran en Caja y Se genera un cargo y una entrada directa en la cuentas por cobrar.

    • Asiento contable típico, de Caja (Cierre del Día)
    Al final del día, se genera un asiento consolidado por usuario que haya registrado facturación. Este asiento refleja los cobros del día y la liquidación de los medios de pago.
    Cuentas por Cobrar
    Todos los documentos facturados y créditos recuperados son registrados en las Cuentas por Cobrar al cierre de la Caja automáticamente, KontrolesERP controla una caja por cada usuario que registra facturas y/o registra cobros:
  • Por cobros directos (caja chica, transferencias, etc.).

  • Durante la conciliación bancaria.

    • Cobranza
    KontrolesERP facilita la gestión eficiente de la cobranza mediante:
  • Automatización de recibos por transacciones cobradas.

  • Herramientas para aplicar pagos parciales o totales a facturas pendientes.

  • Flexibilidad en la gestión de reglas de pago según las condiciones de cada cliente.

    • Remesa
    El proceso culmina con el registro bancario, que puede realizarse de manera automática o manual. Los movimientos bancarios cargados al sistema permiten:
  • Registrar pagos en tránsito.

  • Ingresar cargos adicionales.

  • Crear registros de transferencias directas realizadas.

    • Asiento contable típico, Remesa (Envío de Dinero al Banco)
    Cuando el dinero recaudado es remitido al banco, se genera un asiento para trasladar el efectivo desde caja a la cuenta bancaria correspondiente. Esto puede incluir diferentes medios de pago, como efectivo, tarjetas o cheques.